记录保留

以下注册商保留时间表是在2021年1月临时制定的 直到科罗拉多高等教育计划最终确定. 大学 档案馆是大学档案的官方储存库， 这个保留时间表可能不包括通常被接受的一般记录 由大学档案馆提供. 下列记录须经档案审查 permanent 保留: Constitutions and Bylaws; Meeting Minutes and Proceedings; Reports of units and committees; Correspondence including e邮件 of college deans, program heads, and senior administrators; Administrative files of college deans, program heads, and senior administrators; Architectural drawings and plans; 校园地图s; All publications, Newsletters, and Booklets created by UNC; Annual financial reports; 认证 reports and supporting documents; Audiovisual material (film and audio recordings) created by campus entities; Posters and brochures created by UNC.  进一步的信息 可在 http://archives.colorado.gov/records-management/state-agency-records-management 

不清除正在进行的索赔和诉讼的记录.

• 成绩单

  文件的学术成绩，各级学生登记在班 大学. 成绩单从UNC目录中公布的任何课程中获取成绩. 这些学生可能是上大学的高中生
  课程，本科生或研究生. 成绩单包括:所修课程 按学生和期末成绩. 

  1976年后书记官长办公室，1976年以前的档案

  将正式副本永久保存在注册办公室

• 记录订单

  为学生提供各种成绩单的正式要求(表格或信件) 来自大学的记录. 联邦法律要求书面授权的成绩单 请求. 当学生填写申请表或写一封信时，这就起到了 要求领取或邮寄该学生的成绩单副本. 该系列 还包括成绩单持有或产权负担的授权.

  司法常务官办公室

  保留至提交日期后一(1)年，然后销毁. 如果持有或妨碍 已授权为成绩单，保留授权为保留到 一(1)年后释放，然后销毁.

• 当然花名册

  正式注册某门课程的学生的姓名，用于注册 统计报告. 包含学生姓名，课程编号和教授的列表 name

  司法常务官办公室

  保存一年，然后销毁.

• 课程成绩

  记录导师的最终成绩，并作为学生学习的依据。 官方学习成绩. May include student names and student ID numbers; course titles and numbers; sections; grades awarded; grade changes. 的官方记录 学生的成绩是“成绩单”."

  当然系

  被部门保留3年，然后销毁.

• FERPA释放 

  文件学生要求披露或不披露的信息. 例子 include non-disclosure of directory information; waivers of rights of
  access to letters of recommendation; and authorizations for records disclosure. 访问 根据《博天堂官方网站》，受影响的记录通常受到限制 和隐私法(FERPA). 该要求可连同受影响记录的副本一并提交。 或相关的通信. May contain: completed 请求/waiver form; copy of affected record; related correspondence. 注意:撤销豁免的学生可能不会看到 根据FERPA，在豁免有效期间提交的推荐信.

  司法常务官办公室

  保留不披露目录信息的请求，直到一(1)年后 终止请求，然后销毁. 在合同终止时保留所有其他文件
  同意或受影响时记录销毁，则销毁

• 第三方成绩单订单

  第三方机构要求学生成绩单的正式请求

  司法常务官办公室

  保留至提交日期后一(1)年，然后销毁. 如果持有或妨碍 已授权为成绩单，保留授权为保留到 一(1)年后释放，然后销毁.

• 文化/奖学金版本

  发布共享特定的学生记录信息的赞助人或 机构

  司法常务官办公室

  保留至提交日期后一(1)年，然后销毁.

• 更换职系表格

  学生填妥申请表，要求将成绩替换政策适用于 一个特定的课程

  司法常务官办公室

  保留至毕业或最后出席日期后五(5)年，然后销毁.

• 先前学习学分

  一种要求学生完成高级外语课程后获得学分的表格 语言课程

  司法常务官办公室

  保留至毕业或最后出席日期后五(5)年，然后销毁.

• 留校察看/悬浮液

  包含对大学生的纪律处分文件，原因是 不及格.

  司法常务官办公室

  永久保留在注册办公室

• 进行停业/驱逐

  包含对大学生的纪律处分文件，原因是 违反学术诚信准则.

  教务长

  保留违反学术诚信准则的文件(包括处罚)或其他文件 解雇/永久驱逐. 保留其他文件至三(3)年后
  毕业或最后出席日期或直到三(3)年之后的所有制裁 已经满足了，哪个更长久，然后毁灭.

• 存款传送 

  追踪以现金或支票购买成绩单的付款情况

  司法常务官办公室

  保留三(3)年然后销毁

• 个人资料更改表格

  学生姓名(合法或首选)、性别、婚姻状况变更证明表格 地址，联系方式，社保号码，出生日期

  司法常务官办公室

  将正式副本永久保存在注册办公室

• 免税政策

  与学生申请豁免有关的表格、声明和文件 大学政策

  司法常务官办公室

  保留至毕业或最后出席日期后五(5)年，然后销毁.

• 住院医生实习期

  与学生证明州居民身份有关的表格和文件 目的 

  司法常务官办公室

  保留至毕业或最后出席日期后五(5)年，然后销毁.

• 主要/次要的更改

  记录学生主修和/或辅修课程的变更

  司法常务官办公室

  保留至毕业或最后出席日期后五(5)年，然后销毁.

• 认证声明

  更改学生证书课程的文件

  司法常务官办公室

  保留至证书完成或最后出勤日期后五(5)年; 然后摧毁.

• 完成证书申请

  学生申请完成证书课程的文件

  司法常务官办公室

  将记录副本永久保存在注册办公室

• 毕业后的应用程序

  学生申请从学位课程毕业的文件

  司法常务官办公室

  将记录副本永久保存在注册办公室

• 课程调整表格

  记录学生课程的课程替换或豁免

  司法常务官办公室

  保留至毕业或最后出席日期后五(5)年，然后销毁.

• 文凭/无人认领的再版

  跟踪因持有或退还而未被学生收到的文凭 邮件

  司法常务官办公室

  保留到毕业后五(5)年，然后销毁.

• 毕业典礼上的异常

  证明学生要求参加毕业典礼的学期，而不是 授予学位的期限

  司法常务官办公室

  保留至毕业或最后出席日期后五(5)年，然后销毁.

• 学位审核

  跟踪学生在课程中的进展，直到学位完成

  司法常务官办公室

  保留至毕业或最后出席日期后五(5)年，然后销毁.

• 资格证明书

  由退伍军人事务部出具，证明学生有资格获得退伍军人事务部教育福利， 将显示福利的章节、日期和期限

  司法常务官办公室

  退伍军人事务部学生的档案必须在最后一个学期结束后保存3年 经VA认证的期间. 只有书面记录才需要保存3年以上 从退伍军人事务部收到延长记录保存时间的请求 或会计总署在三年期终前30天或以上. 这一要求出自美国联邦法规(38 CFR 21).4209(f)).

• 退伍军人证明申请

  学生提交的表格，要求在给定的学期内使用他们的VA福利

  司法常务官办公室

  退伍军人事务部学生的档案必须在最后一个学期结束后保存3年 经VA认证的期间. 只有书面记录才需要保存3年以上 从退伍军人事务部收到延长记录保存时间的请求 或会计总署在三年期终前30天或以上. 这一要求出自美国联邦法规(38 CFR 21).4209(f)). 

• 退伍军人事务部教育福利-学杂费

  学生帐单的证明文件，证明所提交的学杂费金额 向退伍军人事务部要钱

  司法常务官办公室

  退伍军人事务部学生的档案必须在最后一个学期结束后保存3年 经VA认证的期间. 只有书面记录才需要保存3年以上 从退伍军人事务部收到延长记录保存时间的请求 或会计总署在三年期终前30天或以上. 这一要求出自美国联邦法规(38 CFR 21).4209(f)).

• 课程时间表

  对于公众使用，当然是在给定期限内可用的产品. 类提供 课程、时间、地点、学分、讲师姓名等信息 考试时间表，以及具体注意事项.

  司法常务官办公室

  每份课程表转送一份至大学档案室永久保存. 保留多余的副本，直到不再有用，然后销毁.

• 不定期/定向学习课程

  为个性化课程的课程部分记录学生和课程信息

  司法常务官办公室

  毕业后5年或最后入学日期

• 信贷过载

  证明学生比正常负荷多修学分

  司法常务官办公室

  保留至毕业或最后出席日期后五(5)年，然后销毁.

• 登记上诉

  文件学生要求豁免的增加/放弃/退出的最后期限

  司法常务官办公室

  永久保留在注册办公室

• 合作协议

  两所或多所学校之间的协议，允许学生在另一所学校上课 机构

  司法常务官办公室

  毕业后5年或最后入学日期

• 后期添加表单

  超过截止日期的课程添加表格，由学生填写

  司法常务官办公室

  保留至提交日期后一年，然后销毁

• 课程评价

  记录学生对教学人员的评价，并可用于帮助确定 教员任期、晋升、绩效增加和/或审查
  教学课程和项目. 这些记录提供了学生对教师的意见 成员对当前学科文献的熟悉程度，准备，
  作业、考试、讲课风格、参与对话的意愿，以及 可用性. 个别学生的回答被列入摘要报告 给定的课程. 摘要报告中的信息用于帮助确定某些 教员绩效评价表上的主要职责

  当然系

  将个别学生的答卷保留六(6)个月，然后销毁. 保留 三(3)年总结/表格，然后销毁.

• 其他院校成绩单

  从中学或高等教育机构发送到北卡大学的学生课程记录

  司法常务官办公室

  录取学生毕业后5年或退学，拒绝学生1年

• AP, IB, ACE, CLEP，考试成绩

  学生考试成绩由认可的考试服务机构发送，目的是授予a 学生信用

  司法常务官办公室

  录取学生毕业后5年或退学，拒绝学生1年

• 课程/目录变更

  证明任何学术课程或政策变化的文件

  司法常务官办公室

  永久的，保存在注册办公室

• 课程变更(程序/编码)

  要求或跟踪对SIS中的程序代码进行更改的文件 

  司法常务官办公室

  永久的，保存在注册办公室

• 目录

  提供有关入职所需的政策和程序的信息 这所大学提供了大学的历史，展示了校园地图，解释说 住宿和特殊活动以及其他必要的一般信息 给新生或返校的学生. 本系列对学生、教师、管理人员都很有用 公众

  书记官长/档案办公室

  将每份出版物的一(1)份转送至大学档案馆永久保存 保留. 在创建单元中永久保留一个副本. 保留多余的
  副本，直到不再有用，然后销毁.

• 25个职业生活

  房间使用报告，历史记录，事件

  注册主任/活动办公室

  保存5年，然后销毁